Sistema de Gestión de Licencias y OOO
Plataforma corporativa integrada con Microsoft 365 para la automatización, visualización, cálculo y aprobación de licencias y fuera de oficina de los colaboradores de la organización.
Portal Web Colaborativo (Frontend)
Acceso y Autenticación
Acceso seguro y unificado utilizando las credenciales corporativas.
- Inicio de sesión rápido con Microsoft Entra ID (Azure AD).
- Detección automática del colaborador mediante su perfil de Microsoft.
- Obtención de la foto de perfil en tiempo real usando Microsoft Graph API.
Cálculo e Inteligencia de Fechas
Motor lógico interno que procesa las fechas según la ley y los feriados.
- Cálculo automático de días corridos y hábiles para la solicitud.
- Exclusión inteligente de fines de semana y feriados cargados en SharePoint.
- Detección de superposiciones en tiempo real con licencias de compañeros del sector.
Cuenta Corriente y Calendario
Visibilidad absoluta de los días de vacaciones y ausencias planeadas.
- Control de días: disponibles, utilizados, reservados y remanentes netos.
- Proyección automática de días a devengar cada año.
- Generación de informes de licencias a requerimiento de cada colaborador.
- Calendario Gantt interactivo para ver superposiciones de ausencias por sector y colaborador.
Orquestación y Procesos Automatizados (Backend)
Circuito de Aprobación Inteligente
Gestión de aprobación dinámica e integrada para superiores y jefes.
- Disparo de flujo de aprobación en Outlook y Teams con detalles completos del empleado.
- Muestra saldos y superposiciones en la misma ficha de aprobación.
- Redelegación activa: Opción para reasignar la aprobación a un colega si el superior no está disponible.
Respuestas Automáticas y Agenda
Mantenimiento automático del correo y el calendario ante ausencias.
- Bloqueo en calendario como "Fuera de la oficina" (OOO) al aprobarse licencias.
- Bloqueo automático masivo anual para feriados nacionales.
- Activación de OOO (Fuera de Oficina) para feriados en días laborables habituales.
Auditoría, PDF e Informes
Exportación y control de datos para la administración de la firma.
- Trazabilidad en SharePoint: Todo el registro de movimientos, fechas de solicitud, fechas de aprobación y quién aprobó se gestiona y documenta de forma centralizada en el SharePoint de la organización.
- Generación de reporte de cuenta corriente y licencias del colaborador en un PDF formal.
- Archivo automático del PDF generado en la biblioteca de SharePoint.
- Generación de archivos de auditoría de cálculos para eventuales consultas.
Seguridad y Control de Datos en el Tenant de la Organización
Toda la información gestionada por la aplicación, así como los flujos operativos, bases de datos y permisos de acceso, quedan asentados y almacenados permanentemente en el tenant de Microsoft 365 de la propia empresa, garantizando que cada organización mantenga el control total y la soberanía sobre su información.
Ciclo de Vida de una Solicitud de Licencia
Solicitud en el Portal
El colaborador ingresa al portal, ve sus saldos y superposiciones, y envía la solicitud.
Ingreso a SharePoint
Se registra en SharePoint, recalculando transitoriamente los saldos pendientes.
Microsoft Approvals
El superior directo recibe la solicitud en Teams/Outlook y puede delegarla o resolverla.
Aprobación y Bloqueo
Si se aprueba, se bloquea el calendario de Outlook del usuario como Fuera de Oficina (OOO).
Rechazo o Cancelación
Si se rechaza o el usuario cancela (antes de iniciar), se elimina de SharePoint, se liberan los días y se elimina la reserva del calendario.
Panel de Administración y Control Gerencial
Acceso Restringido y Confidencial
Esta sección y sus funcionalidades asociadas dentro de la plataforma están reservadas y restringidas de forma exclusiva para la Gerencia General y el Departamento de Recursos Humanos (RRHH). El sistema realiza validaciones del perfil del usuario de Microsoft 365 para impedir accesos no autorizados.
Estatus y Planificación de Vacaciones
Seguimiento pormenorizado y control de los saldos de días de descanso del personal.
- Tabla unificada que muestra el estado vacacional de todos los colaboradores de la firma.
- Monitoreo en tiempo real de los días pendientes (hoy) y días proyectados al cierre del año.
- Buscador rápido por nombre de colaborador y filtrado por sector organizacional.
- Alertas visuales automáticas para colaboradores que superen los umbrales críticos de acumulación de días.
KPIs de Capacidad y Alertas de Riesgo
Indicadores clave de consumo vacacional y disponibilidad para la toma de decisiones.
- Métricas globales consolidadas: total de días de pasivo, promedios por colaborador y tasas de uso.
- Gráfico de Burn-down: Reporte visual e interactivo sobre el ritmo de consumo mensual.
- Mapa de Calor de Capacidad Operativa: Simulación a 6 meses de la disponibilidad porcentual de colaboradores por área.
Provisión de Vacaciones y Finanzas
Módulo de valorización contable para estimar el pasivo financiero de vacaciones no gozadas.
- Cálculo dinámico del costo acumulado con selector de fecha de corte para auditorías.
- Función interactiva de arrastrar y soltar (Drag & Drop) para cargar planillas XLSX de salarios reales.
- Los salarios no quedan registrados en ninguna base de datos ni interna ni externa de la organización para mantener la confidencialidad de la información.
- Pasivo valorizado detallado por empleado con opción para exportar a planilla Excel (XLSX).
Auditoría de Solicitudes Pendientes
Supervisión y control del flujo de autorizaciones del personal de la firma.
- Listado consolidado de solicitudes de licencia en curso que esperan respuesta.
- Exposición detallada del tipo de licencia, fechas solicitadas y días calculados.
- Identificación visible de la persona que debe aprobar (Superior Directo) a cargo de la solicitud.
Funcionalidades Destacadas (Preguntas Frecuentes)
🔒 ¿Cómo bloquea la agenda del colaborador?
Al ser aprobada una solicitud, el sistema crea automáticamente un evento de día completo en el calendario de Outlook del usuario y lo marca con estado "Fuera de la oficina" (OOO) para evitar reuniones o citaciones durante su licencia. Si el colaborador decide cancelar su pedido antes de su uso, el sistema elimina la reserva en el calendario del colaborador.
✉️ ¿Cómo coloca los Fuera de Oficina (OOO)?
Diariamente, un proceso verifica si el día siguiente es feriado o inicio de licencia. Si es así, activa automáticamente las respuestas automáticas de email (interno y externo) configuradas con textos dinámicos en español e inglés indicando cuándo se reincorpora el colaborador.
🔄 ¿Se puede redelegar la aprobación?
Sí. Las solicitudes de aprobación utilizan Microsoft Approvals. El aprobador (Superior Directo) recibe la solicitud en Teams y Outlook y tiene la opción nativa de reasignar o redelegar la autorización a otra persona si se encuentra ausente.
Integración Nativa con el Ecosistema Microsoft 365
El sistema no requiere bases de datos externas complejas, sino que se monta directamente sobre la infraestructura corporativa de la firma: